PANDUAN PENUBUHAN MBJ

Panduan Penubuhan MBJ

Surat Pekeliling MBJ

• PEKELILING PERKHIDMATAN BIL 2 TAHUN 1992
• PEKELILING PERKHIDMATAN BIL 3 TAHUN 2002

Soalan-Soalan Yang Kerap Ditanya (FAQ)

Pertanyaan-pertanyaan mengenai MBJ yang kerap dikemukakan kepada Jabatan Perkhidmatan Awam adalah seperti berikut:

Soalan 1 : Perlukah pejabat saya yang mempunyai kakitangan seramai 30 orang menubuhkan MBJ-nya sendiri? 

Jawapan : Semua agensi kerajaan yang mempunyai bilangan kakitangan yang kecil, termasuk yang tidak mengendalikan secara langsung urusan pentadbiran, pengurusan sumber manusia dan hal ehwal kewangan dan tidak mempunyai kuasa untuk menimbang dan membuat keputusan ke atas perkaraperkara tersebut, tidak perlu menubuhkan MBJnya sendiri. Perwakilan dari agensi-agensi ini 19 Perwakilan dari agensi-agensi ini hanya perlu menghadiri mesyuarat MBJ yang diadakan di Ibu Pejabat masing-masing.

Soalan 2 : Sebagai Ketua Jabatan, saya sering mengadakan berbagai bentuk mesyuarat dengan kakitangan saya dan antara lainnya juga membincang mengenai hal-hal pejabat termasuk kebajikan pekerja. Dalam hal ini, bolehkah jabatan saya mendapatkan pengecualian dari menubuhkan MBJ?

Jawapan : Semua agensi kerajaan yang tidak tergolong dalam jawapan kepada Soalan 1, iaitu yang mengendalikan secara langsung urusan pentadbiran, pengurusan sumber manusia dan hal ehwal kewangan, hendaklah menubuhkan MBJ-nya sendiri. Berlainan dengan mesyuarat-mesyuarat lain, mesyuarat MBJ merupakan forum rasmi perundingan dua hala di antara Pihak Pengurusan dan Pihak Pekerja. Sekiranya terdapat mesyuarat-mesyuarat lain, Pihak Pengurusan hendaklah mengenalpasti mana-mana perkara atau masalah yang perlu dibawa ke dalam mesyuarat MBJ.

Soalan 3 : Apakah faedah yang boleh diperolehi dari penubuhan MBJ?

Jawapan : Terdapat beberapa jenis faedah yang boleh diperolehi oleh Pihak Pengurusan, Pihak Pekerja dan organisasi berkenaan sekiranya MBJ ditubuhkan dan digerakkan secara aktif, iaitu dengan mengadakan mesyuarat sekali dalam tempoh 3 bulan atau 4 kali setahun. Faedah ini termasuklah kepuasan pekerja, peningkatan produktiviti, kesetiaan kepada organisasi, penjimatan kos dan sebagainya. Maklumat lanjut mengenai faedah-faedah MBJ adalah seperti tercatat di bawah tajuk kecil I.

Soalan 4 : Apakah perkara-perkara yang biasa dibincangkan di dalam mesyuarat MBJ?

Jawapan : Semua perkara yang bertujuan memperbaiki imej dan perjalanan sesebuah organisasi, termasuk kebajikan dan kemajuan anggota boleh dibincangkan di dalam mesyuarat MBJ. Contohcontoh perkara yang pernah dan biasa dibincangkan di dalam mesyuarat MBJ adalah seperti yang tercatat di bawah tajuk kecil J.

Soalan 5 : Pihak Pekerja telah membangkitkan mengenai isu dasar seperti pewujudan elaun baru/ kenaikan kadar elaun. Apakah tindakan yang perlu diambil? 

Jawapan : Isu dasar tidak boleh dibincangkan dalam mesyuarat MBJ. Walau bagaimanapun, jika perlu Jabatan boleh mengemukakan permohonan mengenai perkara ini melalui Kementerian masing-masing untuk tindakan seterusnya. Pihak 21 masing-masing untuk tindakan seterusnya. Pihak Pekerja pula boleh membawa perkara ini kepada perwakilan Pihak Pekerja di dalam Mesyuarat Bersama Kebangsaan (MBK) mengikut perkhidmatan masing-masing. 

Soalan 6 : Perlukah jabatan saya mengemukakan cadangan kami secara berasingan kepada agensi-agensi pusat sekiranya cadangan tersebut menyentuh mengenai dasar kerajaan? Dalam hal ini, adakah minit mesyuarat MBJ yang disalinkan kepada JPA memadai? 

Jawapan : Minit mesyuarat MBJ adalah bagi tujuan pemantauan dan rekod. Oleh yang demikian cadangan mengenai dasar kerajaan perlu dikemukakan secara berasingan kepada agensi- agensi pusat.

Soalan 7 : Selain daripada dasar Kerajaan, apakah perkara yang tidak boleh dibincangkan di dalam mesyuarat MBJ?

Jawapan : Selain daripada dasar Kerajaan, hal-hal perseorangan atau masalah peribadi juga tidak boleh dibincangkan di dalam mesyuarat MBJ dan hendaklah diselesaikan secara pentadbiran sahaja. Perbincangan MBJ hendaklah ditumpukan kepada perkara-perkara yang melibatkan kepentingan bersama (common interest). 

Soalan 8 : Semasa ketiadaan Pengerusi, siapa yang boleh mempengerusikan mesyuarat MBJ? Adakah Naib Pengerusi boleh mempengerusikan mesyuarat tersebut?

Jawapan : Pegawai terkanan dari Pihak Pengurusan boleh mempengerusikan mesyuarat MBJ semasa ketiadaan Pengerusi. Dalam hal ini, Naib Pengerusi iaitu Pengerusi Pihak Pekerja tidak dibenarkan mempengerusikan mesyuarat MBJ dalam apa jua keadaan sekalipun. 

Soalan 9 : Apakah tujuan salinan minit mesyuarat bagi setiap mesyuarat MBJ yang telah diadakan dikemukakan kepada Jabatan Perkhidmatan Awam?

Jawapan : Setiap minit mesyuarat MBJ yang dikemukakan oleh agensi-agensi Kerajaan kepada Jabatan Perkhidmatan Awam adalah digunakan untuk tujuan pemantauan dan penganalisisan. Antara lainnya, ia dapat membantu pihak pihak JPA dalam mendapatkan maklumat mengenai agensi-agensi yang mempunyai MBJ yang aktif dan tidak aktif serta isu-isu yang sering dibangkitkan di dalam mesyuarat MBJ berkenaan. Ini bermakna mana-mana agensi yang telah mengadakan sesuatu mesyuarat MBJ tetapi tidak mengemukakan minit mesyuarat MBJ mereka, akan dianggap belum/ tidak mengadakan mesyuarat MBJ dan akan dikategorikan sebagai tidak aktif. 

Soalan 10 : Bolehkah saya sebagai ahli MBJ membuat tuntutan elaun perjalanan dan elaun-elaun lain yang berkenaan  semasa menghadiri mesyuarat MBJ?

Jawapan : Ahli-ahli MBJ yang dijemput menghadiri mesyuarat dari luar kawasan pejabat dibenarkan membuat tuntutan elaun perjalanan dan bayaran lain seperti mana yang dibenarkan semasa menjalankan tugas rasmi mengikut kelayakan masing-masing.